1.Crear un documento nuevo o abrir un documento existente.
2.Los usuarios con los que se desea editar el documento deben contar con los permisos para editar este documento específicamente.
3.El usuario que crea el documento o lo abre primero es quien tiene los permisos de edición del documento. Este usuario se denominará editor.
4.Posteriormente, cada usuario que abra el documento únicamente tendrá permisos de lectura. Estos usuarios se denominan visualizadores.
5.Al abrir el documento, los usuarios pueden ver quién está editando el documento en ese momento. Cada cambio que el editor aplique al documento será visible para los visualizadores. Cada usuario puede ver los cursores de los demás usuarios, ya que los cursores están resaltados con diferentes colores. Al pasar el cursor por encima, se verá el nombre del usuario.
6.Para desplegar una lista de los colaboradores que abrieron el documento, dar clic en el menú desplegable “Ver” de la barra de herramientas y activa la casilla “Mostrar colaboradores”.
7.Un visualizador puede convertirse en editor solicitando permisos de edición a través de “Editar” en la barra de herramientas. Tan pronto como el editor anterior completa los cambios, el servidor transfiere los permisos de edición al nuevo editor. Para completar el trabajo de colaboración en el documento, el editor actual tiene que hacer clic en el icono Cerrar documento en el lado derecho de la barra de menú Office.
